15Approfondiamo l’argomento dopo che ci sono state inviate un paio di email con alcune domande.
Cosa significa definire lo scopo di un evento? Significa avere ben in mente l’obiettivo. Bisogna sempre chiedersi per quale motivo lo si sta organizzando e per chi e che cosa si vuole ottenere. Vogliamo vendere un prodotto, promuovere un prodotto, attirare l’attenzione di giornalisti, fare in modo che la gente ne parli? O meglio ancora perché si decide di scegliere un evento rispetto ad un altro mezzo di comunicazione e perché si è convinti del successo che si avrà organizzando un evento.
Quando capisco che una location è quella giusta? La location è una parte molto importante dell’evento. Bisogna fare diversi sopralluoghi per capire bene gli spazi dove verranno ospitate le persone e le varie attrezzature. Se desideriamo una serata danzante, il fondo su cui far ballare gli ospiti deve essere liscio… sembra una sciocchezza ma quante volte siamo stati invitati ad un galà in giardino dove le signore si piantavano con i tacchi nell’erba? Quante volte ha piovuto e non sono stati previsti ombrelli o sciarpe per le signore? Valutiamo bene il budget a disposizione per la location, che non deve superare il 30% del valore del budget totale (per dare una indicazione). Scegliamo un ambiente in linea con la nostra realtà ma che non sia l’unico aspetto del nostro evento che le persone si ricordano (nel bene e nel male).
Da chi mi faccio affiancare? Scegliamo persone che hanno esperienza e che sanno come gestire catering, musica ed intrattenimenti. Diamo loro un budget da non sforare, coscienti che un 10% di extra deve essere comunque previsto. Scegliamo persone motivate, veloci e contente di fare questo lavoro; flessibili e in grado di risolvere problemi all’ultimo minuto. Scegliamo sempre un referente interno. Per qualsiasi cosa una sola persona deve essere il Project Manager. Il cavallo di due padroni muore di fame… come si sa.
Come invito i miei ospiti? Noi intanto diremmo: chi invito? È un evento aperto a tutti o a pochi? La comunicazione ha la sua formalità e i suoi tempi. Se le persone che voglio avere presenti sono sempre impegnate o l’evento è a ridosso di una fiera o di un momento molto gettonato prima ci si muove, meglio è. Dai due ai 4 mesi di preavviso è un buon timing. Scegliamo sempre l’invio di un invito cartaceo accompagnato da una email se l’evento deve mantenere una componente esclusiva. Se stiamo organizzando un flash mob o un evento aperto a tutti puntiamo sui social, sul web e su attività intensa di ufficio stampa. L’importante è che si tracci un progetto e si segua. NB: nell’organizzazione di un evento su invito sono fondamentali le attività di recall, di controllo e di trasporto degli ospiti e l’organizzazione della sicurezza.
Buon evento!
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